דו"ח מבקר עיריית רחובות לשנת 2019

בימים אלה מתפרסם דו"ח מבקר עיריית רחובות מספר 39 לשנת 2019, בהתאם להוראות פקודת העיריות

למבקר העירייה יש סמכות ייחודית על פי פקודת העיריות, לבדיקת תהליכים וגופים בתוך העירייה, תוך גישה עצמאית ובלתי מוגבלת, לכל מאגר נתונים ולכל מסמך או ישיבה.

הדו"ח השנתי בחן מספר נושאים וברובם התקבלו המלצות מבקר העירייה, נפתלי אקרמן, על ידי מנכ"ל העירייה, דורון מילברג, וראש העיר, רחמים מלול. חלקן כבר מיושמות בשטח, כיוון שמייד לאחר שניתנו, פעלו עובדי העירייה בהתאם.

דורון מילברג, מנכ"ל העירייה: "השקיפות חשובה לנו. ביצוע הביקורת הוא כלי רב עוצמה עבורנו על מנת להשתפר ולהתייעל כל העת, ולטייב כל תהליך בעירייה. השמירה על פעילות בהתאם לכללי המינהל התקין היא נר לרגלינו, ואנו נמשיך לשתף פעולה עם הביקורת ולייעל את העבודה בעירייה ככל שניתן. השנה בוצעה ביקורת במספר תחומים, וברובם אימצנו את המלצות המבקר ונפעל בהתאם."

במסגרת הביקורת נבחנו מספר נושאים:

שילוט

סעיף 246 לפקודת העיריות [נוסח חדש] קובע כי "העירייה תפקח על הצגת מודעות, שלטים וטבלאות במקומות עסק או על גבי לוחות או במקומות אחרים, או תאסור הצגתם".

מטרת הביקורת הייתה לבדוק את יישום הוראות חוק העזר המקומי לשילוט; תהליכי העבודה בתחום השילוט ומידת יעילותם לחיוב וגביית אגרות השילוט וגביית אגרות שילוט;

בעקבות הביקורת סוכם כי העירייה תפעל להנפקת רישיונות שילוט בהתאם לחוק העזר וכן הוחלט על הגברת הסנכרון בין מחלקת ארנונה עסקים ורישוי עסקים לבין השילוט וכן מול הנדסה לצורך מניעת הצבת שילוט ללא היתר בניה.

עוד בעקבות הביקורת בוצע ריענון בכל הנוגע לטיפול בלוחות השילוט העירוניים.

יש לציין כי הביקורת מצאה כי תעריפי אגרות השילוט הנהוגים בעיריית רחובות נמוכים מהתעריפים הנהוגים ברשויות אחרות, אולם בנושא זה החליטה העירייה שלא לאמץ את המלצת מבקר העירייה על מנת שלא להכביד עוד על בעלי העסקים בימים אלה של התמודדות כלכלית מאתגרת.

הקצאות מקרקעין

המחוקק העניק לרשויות המקומיות סמכות לעשות עסקאות מסוימות במקרקעין שבבעלותן אך ורק על פי החלטת מועצת הרשות המקומית ברוב חבריה, ובאישור שר הפנים או מי שהשר הסמיכו לכך.

מטרת הביקורת הינה לבחון את תהליכי הקצאת מקרקעין בעירייה בהיבטים של חוקיות ותאימות לנוהל הקצאות, הפיקוח על השימוש במקרקעין המוקצים, וניהול השוטף תוך התייחסות לעמידה בהוראות הדין הרלוונטיות.

הביקורת ציינה לחיוב את הרכב ועדת הקצאות שנמצא בהתאם לנדרש וכן את ההקפדה על נוכחות כלל הגורמים המקצועיים הנדרשים בכל הדיונים, ובנוסף שיבחה את ההקפדה על צירוף כלל האסמכתאות בפני חברי הוועדה.

במהלך הביקורת אושרה פרוגרמה עדכנית כאשר נקבע כי היא תעודכן אחת ל – 4 שנים.

בעקבות הביקורת בוצעה הסמכת רשם נכסים ע"י המועצה ; בוצעה הדרכה ביחס לתפעול מערכת המידע לעובדי האגף וכן נבחנים שינויים ועדכונים הנוגעים לספר הנכסים של העירייה במטרה להגביר את שקיפות המידע בפני התושבים, וכן הוחלט על קיצור תקופות הקצאת מבנים במטרה להבטיח מיצוי וניצול מירבי ומיטבי של המבנים העירוניים.

כמו כן, כבר במהלך הביקורת העירייה פעלה לפרסום התבחינים להקצאת קרקע באתר האינטרנט העירוני.

כמו כן, ננקטו צעדים להידוק המעקב אחר גביית תשלומים בגין שימוש במבנים העירוניים.

הוראת קבע חשמל

מטרת הביקורת הינה בחינת נאותות הטיפול בהוצאות החשמל בעירייה.

ככלל, הביקורת מציינת לחיוב את העובדה כי העירייה מעסיקה חברה לצורך ניהול בקרה ומעקב שוטפים אחר הוצאות החשמל, במטרה להביא לחיסכון כספי בהוצאות והגברת יעילות אנרגטית.

המבקר המליץ על דרכים להגברת הפיקוח והבקרה הן באמצעות החברה והן באמצעות עובדי העירייה האמונים על ניהול נכסי העירייה והאנרגיה.

בעקבות הבדיקה המנכ"ל הנחה את הגורמים המקצועיים להשלים את סקר הנכסים; הסקר צפוי להסתיים בקרוב. לצורך הידוק הפיקוח והמעקב אחר הוצאות החשמל במבנים עירוניים, יבוצעו שינויים והתאמות בתוכנה לניהול נכסים.

הגורמים המקצועיים הונחו להגביר את השימוש במערכות המידע התומכות שנועדו לסייע ביעילות וחיסכון במשק החשמל.

כמו כן, נקבעו ואומצו נהלים המבטיחים תשלום הוצאות חשמל ע"י גורמי חוץ העושים שימוש במבנים עירוניים

בנוסף, נקבעו הנחיות המבטיחות הידוק הפיקוח על הוספת וגריעת מונים להוראת קבע של העירייה.

מיצוי הכנסות תב"ר

הביקורת נועדה לבדוק את ניהול תקציבי הפיתוח בעירייה, לרבות מיצוי הכנסות ממקורות מימון חיצוניים בעיריית רחובות.

הביקורת מציינת לחיוב ניהול חוברת תב"רים, המרכזת ומציגה את מכלול הנתונים לצורך מעקב ובקרה, המציגה את מכלול הנתונים בהתאם לאגפי העירייה.

מנכ"ל העירייה אף ציין כי החוברת משמשת כמודל לחיקוי עבור רשויות אחרות.

יש לציין כי הביקורת נערכה לבקשתו של מנכ"ל העירייה, אשר מייחס לנושא חשיבות גבוהה ורואה בביקורת אמצעי עזר להתייעלות והפקת לקחים.

בעקבות הביקורת הוחלט לאשר תקן לעובד גזברות נוסף אשר יפעל למיצוי מלוא הכנסות העירייה ממקורות חיצוניים.

כמו כן, התקבלה המלצת הביקורת למכן את הליך אישור בקשת תב"ר והדבר נמצא בשלבי יישום; מיכון התהליך יתן מענה למרבית המלצות הביקורת ויאפשר ייעול קבלת האישורים הנדרשים באמצעות ניתוב המסמכים לחתימה בסבב חתימות דיגיטאלי, תוך יכולת בקרה ומעקב לאיתור צווארי בקבוק וזירוז התהליך.

מיצוי הכנסות רווחה

מטרת הביקורת הינה בחינת נאותות מיצוי הכנסות העירייה ממשרד הרווחה בנוגע לשכר עובדי הרווחה וכן נוספים המשיקים ו/ או משליכים על הוצאות האגף בכלל ותשלומי שכר בפרט.

הבדיקה העלתה כי ככלל, התשלומים שנעשו לעובדי האגף בוצעו כדין ולמעט השלמות בדיקה שנדרש לבצע.

בעקבות הביקורת הגורמים המקצועיים הונחו ע"י המנכ"ל לדרוש מימון מכלל הפעילויות המבוצעות ולפעול למצוי מירבי של תקצוב המשרד לצורך מימון פעילויות בנושא רווחה.

כמו כן, העירייה פעלה לאייש את כלל התקנים הייעודיים.